Datenschutzerklärung des Fördervereins der Lindenhofschule Herrlingen e.V.

  1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns oberste Priorität. Nachfolgend informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten im Rahmen der Vereinsverwaltung, unserer Webseite sowie weiterer Vereinsaktivitäten.

  1. Verantwortliche Stelle

Förderverein der Lindenhofschule Herrlingen e.V.
Adresse: siehe Impressum auf unserer Website
E-Mail: siehe Website

  1. Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Je nach Zweck und unter Beachtung des Grundsatzes der Datensparsamkeit verarbeiten wir nur die erforderlichen personenbezogenen Daten. Dazu können insbesondere folgende Daten gehören:

  • Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Geburtsdatum
  • Bankverbindung (sofern für Beitragszahlungen, FETZ-Gebühren oder SHB-Erlöse erforderlich)
  • Mitgliedschaftsstatus und Funktion(en) im Verein
  • Teilnahme an Vereinsveranstaltungen und Abstimmungen
  • Bilder und Berichte im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  • Angaben zur Mitwirkung an Veranstaltungen, wie Kuchenspenden, Helfereinsätze oder Schichteinteilungen
  • Spendenbescheinigungen und Zahlungsdaten für Vereinsangebote
  • Technische Daten beim Zugriff auf Online-Formulare und IT-Dienste
  • Daten für Anträge auf Fördermittel und Zuschüsse
  • Informationen zu Patenschaften oder Sonderprojekten

Diese Daten sind erforderlich, um den Vereinszweck zu erfüllen. Eine Mitgliedschaft, eine Teilnahme an der Ferienbetreuung oder am SHB (Second-Hand-Basar) ist ohne Bereitstellung der jeweils relevanten Pflichtdaten nicht möglich.

  1. Zwecke der Datenverarbeitung

Die erhobenen Daten werden zweckgebunden verwendet für:

  • Die Verwaltung und Organisation von Mitgliedschaften, Veranstaltungen und Förderprojekten
  • Die Erhebung von Mitgliedsbeiträgen und Spenden
  • Die Anmeldung zu Veranstaltungen, Ferienbetreuungen oder Basaren
  • Die Durchführung von Wahlen und Abstimmungen innerhalb des Vereins
  • Die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins (z. B. Berichte, Fotos auf der Webseite)
  • Die Dokumentation und Nachverfolgung von Helfereinsätzen und Spenden
  • Die Kommunikation mit Mitgliedern, Interessenten und Unterstützern
  1. Datenschutz bei der Mitgliederwerbung

Im Rahmen der Mitgliederwerbung erhebt der Verein nur notwendige personenbezogene Daten von Interessenten und potenziellen Mitgliedern. Falls eine Person sich gegen eine Mitgliedschaft entscheidet, werden diese Daten umgehend gelöscht.

  1. Zusammenarbeit mit der Schule und Drittorganisationen

Der Förderverein arbeitet eng mit der Lindenhofschule Herrlingen und ggf. anderen Organisationen zusammen. Personenbezogene Daten von Schülern, Eltern oder Lehrkräften werden nicht ohne explizite Einwilligungweitergegeben.

  1. Nutzung von Microsoft Forms

Der Verein nutzt Microsoft Forms zur Organisation von Umfragen und Veranstaltungen. Dabei werden zusätzlich zu den in Punkt 3 genannten personenbezogenen Daten weitere spezifische Informationen erfasst, wie:

  • Antworten auf Umfragen oder Terminabstimmungen
  • Statistische Auswertungen zur Beteiligung
  • Metadaten zur Nutzung der Formulare Die Daten werden gemäß den Datenschutzrichtlinien von Microsoft verarbeitet.
  1. Speicherung und Verarbeitung auf externen Servern

Die Daten des Vereins werden auf Servern von Microsoft sowie auf unserer Nextcloud gespeichert. Die Verwaltung dieser Systeme erfolgt durch unseren IT-Dienstleister MK Consulting Matthias Körner aus Blaustein, der auf Managed-Lösungen der Hetzner Online GmbH setzt. Hetzner ist für die sichere Speicherung und den Datenschutz verantwortlich. 

  1. Aufbewahrungsfristen

Die personenbezogenen Daten werden entsprechend gesetzlicher Vorschriften und Vereinszwecken gespeichert. Die Löschung erfolgt gemäß folgender Tabelle:

Datenkategorie Aufbewahrungsdauer
Mitgliedsdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten) Bis 2 Jahre nach Austritt
Bankverbindungsdaten Nach erfolgter Abwicklung der letzten Zahlung
Buchhaltungs- und Finanzdaten 10 Jahre (steuerrechtliche Vorschriften)
Spendenbescheinigungen 10 Jahre (steuerrechtliche Vorschriften)
Veranstaltungs- und Helferdaten 3 Jahre nach Abschluss der Veranstaltung
Anmelde- und Teilnahmeinformationen 3 Jahre nach Beendigung der Maßnahme
Kommunikationsdaten (E-Mail, Anfragen) 1 Jahr nach Erledigung
  1. Verarbeitung im Rahmen der Vereinskommunikation

Der Verein nutzt verschiedene Kommunikationsmittel, um Informationen an Mitglieder zu übermitteln:

  • E-Mail und Messenger-Dienste: Kommunikation erfolgt über E-Mail, WhatsApp oder andere Messenger-Dienste. Die jeweils gültigen Datenschutzbestimmungen der genutzten Dienste, insbesondere WhatsApp, sind zu beachten.
  • Sdui-App: Der Verein nutzt die von der Schule bereitgestellte App Sdui zur internen Kommunikation.
  • Telefonische Kommunikation: Bei Bedarf werden Mitglieder telefonisch kontaktiert.
  • Anrufannahme durch Starbüro: Alle Anrufe auf der Vereinsrufnummer werden durch den Sekretariatsdienst Starbüro entgegengenommen. Dabei werden Name, Telefonnummer, Grund des Anrufs und ggf. E-Mail-Adresse aufgenommen. Die Datenschutzbedingungen von Starbüro sind abrufbar unter: https://www.starbuero.de/datenschutz.
  1. Datenschutz für die Webseite

Beim Besuch unserer Webseite werden automatisch technische Informationen erfasst, darunter:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Verwendeter Browser und Betriebssystem
  • Referrer-URL (von welcher Seite Sie auf unsere Seite gelangt sind) Diese Daten dienen der Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs der Webseite.
  1. Beschwerderecht

Betroffene haben das Recht, sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren: Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg
Hausanschrift: Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

  1. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Der Verein behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die jeweils gültige Fassung ist auf der Webseite des Vereins einsehbar. Eine gesonderte Benachrichtigung der Mitglieder erfolgt nicht.

  1. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: Februar 2025